قرارداد الکترونیکی تفاهم نامه

ثبت الکترونیکی تفاهم‌نامه‌ها با نیرا CLM

اگر می‌خواهید قراردادها و توافق‌های تیم خود را کاملاً منظم و قانونی مدیریت کنید، نیرا CLM کار را برایتان راحت کرده است. با نیرا از نوشتن متن پیش‌نویس تا امضای دیجیتال و بایگانی، همه‌چیز در محیطی امن انجام می‌شود تا دیگر درگیر کارهای دستی و پراکنده نشوید.

امکاناتی که نیرا CLM در اختیارتان می‌گذارد به شرح زیر است:

• الگوهای حقوقی آماده: استفاده از نمونه تفاهم‌نامه‌های استاندارد و ساخت تمپلیت‌های ویژه سازمان.
• گردش کار برای تایید داخلی: فرستادن متن به مدیر مربوطه یا مشاور حقوقی پیش از فرستادن لینک امضا برای طرف مقابل.
• امضای دیجیتال مطمئن و مورد تأیید قانون: بستن سند با تکیه بر مواد ۱۰، ۱۴ و ۱۵ قانون تجارت الکترونیک.
• اتصال گواهی سازمانی (BYOC): امکان اتصال گواهی رسمی شرکت با استاندارد امنیتی PFX.
• جست‌وجو و یادآوری تاریخ‌ها: پیدا کردن سریع تفاهم‌نامه‌ها بر اساس نام شخص یا موضوع و هشدار پایان مهلت اعتبار.

اگر می‌خواهید نحوه تنظیم و امضای اسناد را در محیط واقعی سامانه تجربه کنید، می‌توانیدمتن تفاهم‌نامه خود را همین امروز ثبت کنید. همچنین برای هرگونه دریافت راهنمایی، پشتیبانی و مشاوره رایگان، می توانید با شماره ۰۲۱۹۱۰۰۱۶۱۸ تماس حاصل نمایید.

تفاوت تفاهم‌نامه با قرارداد و توافق‌نامه در چیست؟

خیلی از افراد اصطلاحات تفاهم‌نامه، توافق‌نامه و قرارداد را به‌جای هم به کار می‌برند، در حالی که بار حقوقی متفاوتی دارند که در ادامه تفاوت‌های قرارداد و تفاهم‌نامه الکترونیکی و توافق‌نامه را بررسی کرده‌ایم.

• تفاهم‌نامه (MoU): سندی مقدماتی است که حسن نیت طرفین را برای شروع یک همکاری یا ورود به مذاکرات بعدی نشان می‌دهد.
• قرارداد (Contract): سندی لازم‌الاجراست که تعهدات دو طرف، زمان‌بندی دقیق، مبالغ مالی، جریمه دیرکرد و شرایط فسخ را معین می‌کند و تخلف از آن در دادگاه قابل پیگیری است.
• توافق‌نامه (Agreement): حالتی بین تفاهم‌نامه و قرارداد دارد؛ معمولاً برای هماهنگی‌های کاری یا تقسیم وظایف نوشته می‌شود و نسبت به کلماتی که در متن به کار رفته، می‌تواند کاملاً تعهدآور باشد.

نکته مهم: نامی که بالای سند می‌نویسید ملاک نهایی قاضی نیست؛اگر داخل متن قول پرداخت پول یا ضمانت مالی بدهید، دادگاه طبق ماده ۱۹۰ قانون مدنی آن را مثل یک قرارداد کامل حساب می‌کند.

چه بندهایی باید در تفاهم‌ نامه آنلاین نوشته شوند؟

برای اینکه تفاهم‌ نامه آنلاین شما بدون اشتباه نوشته شود و اصول یک همکاری امن را ایجاد کند، ضروری است پیش از ارسال متن برای امضا، نکات زیر را در جزئیات بندهای آن رعایت کنید.

• مشخصات و حق امضای افراد: نام، کدملی، سمت و شناسه شرکت را دقیق بنویسید. اگر با یک شرکت تفاهم‌نامه می‌بندید، مطمئن شوید فرد امضاکننده طبق آخرین آگهی روزنامه رسمی شرکت حق امضا دارد. سامانه‌های استاندارد اسناد این کار را خودکار و بر اساس مواد ۱۸ و ۱۹ قانون تجارت الکترونیک بررسی می‌کنند.
• محدوده همکاری: مشخص کنید هنگام تنظیم تفاهم‌نامه الکترونیکی، قرار است در چه موضوعی (فنی، تبلیغاتی، بازاریابی یا توسعه پروژه) مذاکره و همکاری کنید تا کار به موضوعات ناخواسته کشیده نشود.
• بند مهم حفظ محرمانگی (NDA): در طول صحبت‌ها ممکن است ایده‌ها، فرمول‌ها یا داده‌های مالی جابه‌جا شوند؛ در تفاهم‌نامه تاکید کنید که دو طرف متعهدند اسرار کاری یکدیگر را فاش نکنند، حتی اگر تفاهم‌نامه در نهایت به قرارداد منجر نشود. قانون تجارت الکترونیکی (مواد ۶۴ و ۶۵) برای افشای اسرار تجاری جریمه تعیین کرده است.
• تاکید صریح بر غیرالزام‌آور بودن تعهدات مالی: واضح بنویسید که این تفاهم‌نامه فقط برای شروع صحبت‌هاست و تا زمانی که قرارداد اصلی بسته نشود، هیچ پولی پرداخت نخواهد شد.
• مدت اعتبار تفاهم‌نامه: مهلت مشخصی (مثلاً ۳ یا ۶ ماه) برای بررسی همکاری در نظر بگیرید تا تکلیف دو طرف معلوم باشد.
• روش حل اختلاف و قبول سند الکترونیکی: هنگام تنظیم تفاهم‌نامه آنلاین، داخل آن قید کنید که دو طرف توافق دارند نسخه‌های الکترونیکی ثبت‌شده در سامانه سند نهایی باشد و در صورت نقض محرمانگی، مرجع رسیدگی چه کسی است.

امضای الکترونیکی چطور از دستکاری متن قرارداد تفاهم‌نامه الکترونیکی جلوگیری می‌کند؟

شاید نگران باشید که آیا کسی می‌تواند فایل PDF قرارداد الکترونیکی تفاهم‌ نامه را بعد از امضا تغییر دهد؟ در سامانه‌های امن نظیر نیرا CLM، امضا فقط یک عکس نیست، بلکه از ۴ لایه امنیتی تفاهم‌نامه که در ادامه شرح داده‌ایم محافظت می‌کنند.

• اثر انگشت دیجیتال متن (هش SHA-256): سامانه یک کد ریاضی اختصاصی از تمام کلمات تفاهم‌نامه می‌سازد. اگر بعد از امضا حتی یک حرف یا نقطه در متن جابه‌جا شود، این کد به‌هم می‌ریزد.
• قفل با گواهی دیجیتال (فایل PFX): این گواهی هویتی مثل کارت شناسایی معتبر عمل می‌کند و هش متن را به‌صورت رمزگذاری‌شده روی فایل قرار می‌دهد.
• ثبت تاریخ و ساعت رسمی (PDF/A): زمان دقیق امضای هر شخص روی نسخه استاندارد آرشیو (PDF/A) ثبت می‌شود و امکان انکار زمان وجود ندارد.
• بررسی آسان و فوری: تفاهم نامه نهایی با هر برنامه پی‌دی‌اف‌خوان استانداردی (مثل Adobe Reader) باز شود، اصل بودن امضاها را نشان می‌دهد و اگر کسی در فایل دست برده باشد، فوراً هشدار نامعتبر بودن سند نمایش داده می‌شود.

شرکت‌ها علاوه بر گواهی پیش‌فرض سامانه، می‌توانند از گواهی دیجیتال رسمی سایت نیرا (BYOC) نیز برای مهروموم سند استفاده کنند.

اشتباهات رایج در امضای تفاهم‌ نامه آنلاین

بسیاری از افراد به دلیل ناآشنایی با اصول اسناد دیجیتال، تفاهم‌نامه را با اشتباهاتی امضا می‌کنند که بعداً در دادگاه یا اجرای کار برایشان دردسر ساز می‌شود. شناخت خطاهای متداول زیر به شما کمک می‌کند پیش از امضا از اعتبار و امنیت تفاهم‌نامه خود مطمئن شوید.

• نوشتن جملات با لحن قرارداد قطعی: اگر بنویسید «طرفین متعهد می‌شوند ظرف یک ماه فلان بخش را تحویل دهند»، تفاهم‌نامه تبدیل به قرارداد شده و تعهد مالی ایجاد می‌کند.
• بررسی نکردن سمت فرد امضاکننده: اگر کارشناس یا معاونی سند را امضا کند که طبق قانون شرکت اجازه امضا ندارد، تفاهم‌نامه برای آن شرکت اعتباری نخواهد داشت.
• فرستادن فایل در تلگرام و واتساپ: ردوبدل کردن فایل متنی ساده در شبکه‌های اجتماعی لاگ قانونی و مهر زمانی معتبری در محاکم دادگستری ارائه نمی‌دهد.
• بلاتکلیف گذاشتن اطلاعات ردوبدل‌شده: حتماً قید کنید اگر تفاهم‌نامه تمدید نشد یا همکاری شکل نگرفت، اطلاعات مبادله‌شده باید ظرف چه مدتی حذف یا پس داده شوند.