نیرا CLM | سامانه مدیریت قراردادها و اسناد الکترونیکی

نرم‌افزار مدیریت چرخه عمر قرارداد (Contract Lifecycle Management) ابزاری است که تمام مراحل یک قرارداد را- از درخواست، ساخت، مذاکره، بررسی، تأیید و امضا تا پیگیری تعهدات، سررسیدها و تمدید- پوشش می‌دهد.
در حالی که سیستم‌های DMS صرفاً برای ذخیره‌سازی و آرشیو فایل‌ها به‌کار می‌روند، نیرا CLM فرآیندهای کاری پیش از امضا (Workflow) و تعهدات عملیاتی و مالی پس از امضا را اتوماسیون می‌کند تا ریسک‌های حقوقی و مالی کاهش یابند.

پلتفرم NiraCLM شامل این ماژول‌های اصلی است:

• مخزن مرکزی و آرشیو هوشمند: بایگانی تمام اسناد با قابلیت جستجوی متنی.

• طراح پیش‌نویس و الگو ساز: ساخت سریع قرارداد از روی قالب‌های استاندارد حقوقی.

• ویرایشگر آنلاین و Redlining: مذاکره، کامنت‌گذاری و کنترل نسخه لحظه‌ای.

• موتور گردش کار : تعریف فرآیندهای چندمرحله‌ای برای بررسی و تأیید اسناد.

• مدیریت تعهدات و یادآوری‌ها: ثبت هشدار خودکار برای سررسیدها، اقساط و تمدیدها.

• امضای الکترونیکی و دیجیتال: امضای امن اسناد بدون نیاز به چاپ کاغذ.

بله. واحد حقوقی می‌تواند استانداردترین فرمت‌های قرارداد را به‌صورت الگوهای هوشمند در سیستم تعریف کند. سایر واحدها (مانند فروش یا منابع انسانی) با تکمیل فرم‌های ورودی مشخص، قرارداد متناسب را بر اساس قوانین پیش‌فرض سازمانی به‌صورت خودکار و بدون نیاز به نگارش مجدد ایجاد می‌کنند.

در NiraCLM تمام اصلاحات، نظرات و تغییرات روی متن قرارداد به‌صورت شفاف ثبت می‌شوند. سیستم تاریخچه دقیق نسخه‌ها را نگهداری کرده و تغییرات ایجادشده توسط هر فرد را مشخص می‌کند تا از ارسال اشتباه نسخه غیرنهایی یا مفقود شدن اصلاحات جلوگیری شود.

NiraCLM امکان امضای الکترونیکی را فراهم کرده است. فرآیند امضا بر اساس زنجیره تأیید مشخص‌شده انجام می‌شود و هر امضا همراه با ثبت شناسه کاربر، زمان دقیق و Audit Log ذخیره می‌گردد. 

شما می‌توانید برای هر بند از قرارداد، تعهدات مالی یا عملیاتی، مهلت‌های زمانی و مسئول انجام تعریف کنید. سیستم پیش از رسیدن تاریخ سررسید، از طریق پیامک، ایمیل یا اعلانات داخل سامانه به مسئول مربوطه هشدار می‌دهد تا مواردی مانند جریمه‌های تأخیر یا جا ماندن از زمان تمدید اتفاق نیفتد.

علاوه بر جستجو بر اساس متاداده‌ها (مانند طرف قرارداد، تاریخ، مبلغ، شماره فاکتور یا وضعیت)، موتور جستجوی سیستم امکان پیمایش متنی داخل فایل‌ها را نیز فراهم می‌کند. به کمک فناوری OCR، حتی فایل‌های اسکن‌شده نیز متناسب با دسترسی کاربر قابل جستجو هستند.

هوش مصنوعی سیستم به استخراج خودکار داده‌های کلیدی (مانند تاریخ‌ها، مبالغ، طرفین و بندهای تعهدآور) از متن اسناد کمک می‌کند. همچنین امکان شناسایی بندهای پرریسک و مغایرت‌ها با الگوی استاندارد سازمان را فراهم می‌سازد.

(توضیح محرمانگی: داده‌های سازمان شما به‌هیچ‌وجه برای آموزش مدل‌های عمومی هوش مصنوعی استفاده نمی‌شوند.)

دسترسی‌ها بر اساس نقش، واحد سازمانی و نوع قرارداد کاملاً قابل محدودسازی است. می‌توان قراردادهای محرمانه یا مدیریتی را تنها برای افراد خاص تعریف کرد. تمامی اقدامات کاربران اعم از مشاهده، ویرایش، دانلود و امضا در بخش Audit Log ثبت می‌شوند.

بله. از طریق API و Webhookهای تعبیه‌شده، Nira CLM می‌تواند داده‌های طرفین قرارداد را از CRM فراخوانی کرده یا اطلاعات تعهدات مالی را پس از امضای قرارداد به سامانه ERP یا سیستم مالی منتقل کند.

تیم NiraCLM روش‌ها و ابزارهای ورود دسته‌جمعی (Bulk Import) را ارائه می‌دهد. اسناد قبلی همراه با فایل و متاداده‌های پایه وارد سامانه می‌شوند. مدت‌زمان دقیق این فرآیند بستگی به حجم داده‌ها و کیفیت ساختار فایل‌های قبلی سازمان دارد.

NiraCLM هم به‌صورت ابری (Cloud) و هم به‌صورت استقرار در محل (On-Premise) برای سازمان‌ها و مجموعه‌های دارای الزامات امنیتی خاص قابل ارائه است.

قیمت‌گذاری بر اساس مدل استقرار (ابری یا سازمانی)، تعداد کاربران و حجم تراکنش‌های قراردادی محاسبه می‌گردد.